ビジネスメールがccで送られてきた！返信の注意点は？

社内での業務連絡にメールを使うことは多いですが、その中でccという機能について考えたいと思います。

同じメールを複数の宛先に送る場合に便利な機能ですが、使い方を間違えると、思わぬトラブルを起こしかねないので、慎重に使うべき機能ですよね。

ビジネスメールがccで送られてきたのはどういう理由？

送信者が、メール本文の内容をあなたにも知らせたいか、
送信者があなたにそういうメールを送ったという事実を認識して欲しいか

のどちらかになるでしょう。

あなたにもその情報を共有して欲しいと思っているということです。

もし、その内容が自分には関係ないのに何故？と思ったら、すぐに送信者にその疑問をぶつけるべきです。

送信者のミスであなたへも送ってしまったのかも知れないし、何か理由があってあなたにも送ったかも知れないですしね。

返信の宛先については、ごく普通に単純に考えればいいと思います。

メールを送る宛先というのは、当たり前ですが、送信者の意図で決めることです。
メインの宛先もｃｃに書く宛先も送信者の意図で決めています。

ですので、あなたが受信したメールに返信したい場合、

を考えて、宛先を決めることになります。

そして、宛先を決める上で留意すべき点は、次の４点に絞られるのではないでしょうか。

当たり前ですが、知らない相手には情報を送らないということです。

ところが、cc宛先のあるメールには、知らないアドレスが書かれていることがあります。

「全員へ返信」というボタンで返信すると、知らない相手に情報を送るということが意図しなくても発生し得ますので、注意をしなければなりません。

勿論、送信者から、ccへも返信を送って欲しいという要望があればこの限りではありません。

また、仕事の中で、色々なメールが飛び交っている中、無用なメールを送ることは避けたいものです。

メールを受信すると内容を読むことになりますが、不要な内容なら時間のロスになってしまいます。

必要なメールを必要な人にだけ送る、これがロスタイムを作らないために関係者全員が心がけることではないでしょうか。

これは、返信の場合ではない留意点なので、ここのテーマとは外れますが、大切なことだと思いますので、敢えて書かせて頂きます。

アドレスは個人情報ですので、基本的には他の会社の人にアドレスを知らせないようにしないといけません。

メールを送信するときに、メインの宛先に社内の人間、ccに他社のアドレスを設定したくなることがあるかも知れません。

こうするとccに設定した他社の人とメインの宛先の人がお互いにアドレスを知りあってしまいます。

ですので、その両者が互いにアドレスを知り合っても問題ないかを送信者は判断しなければならず、もしそれが不可の場合には、面倒でも個別にメールを送るということをしなければなりません。

bcc という宛先指定方法がありますが、これはメインの宛先にには知られないけど、bccの宛先には、メインの宛先アドレスが見えてしまうので、注意を要します。

留意点１と関連することになりますが、アドレスを見てもそれが誰なのか分からないことはよくあることです。

ですので、ccで宛先を設定する場合は、それが誰か分かるような補足情報を記載したほうがいいでしょう。