ビジネスメールの宛名の書き方～役職名+様or殿で使い方は本当に合ってる？

普段あなたは友達にどんなメールを書いていますか？

と、今はラインでしたね（笑）

（笑）←なんて友達とのメールでは頻繁に使う文字の一種ですよね。

最近では、友達に感情を伝えるうえで、こうした記号文字なんかは必須となっています。

しかし、ビジネスの現場でこのようなことをしてしまっては、一発でアウトです。

かといって、堅苦しすぎるメールを送っても、中々相手と打ち解けられなかったりしますけどね。

ただ、内容云々の前に、メールするにあたって最も大事な要素の一つ「宛名」があります。

宛名の書き方で相手に失礼があっては、そのメールがいくら礼儀正しく温かみのあるメールでも台無しです。

そこで、今回はビジネスメールの宛名の書き方について書いてみました。

ビジネスメールの宛名の書き方は？

ここで登場してもらうのが、当ブログでおなじみの

• 吉田課長

です。

今回は、

株式会社ぽんぽこコンサルタントの経理課長であるところの、吉田課長へメールを送りたいと思います。

さて、宛名はどのように書けばいいでしょうか。

このように、書くのが一般的な書き方になるでしょう。間違っても、

「株式会社ぽんぽこコンサルタント　経理課長　吉田様へ」のように「へ」は入れないようにしましょう。

※以下、細かい注意点

・「株式会社」と「ぽんぽこコンサルタント」の間にスペースは入れないようにしましょう。
・「吉田」と「様」の間もなるべくスペースを空けない方が良いでしょう。
・役職は相手の名前の前につけるようにして、「経理課長　吉田様」のようにしましょう。

ただ、

• 相手に役職がついていない場合は、役職抜き
• 相手先の担当者名が分からない場合は、「株式会社ぽんぽこコンサルタント　経理課　ご担当者様」
• 経理課という組織へ送る場合は「株式会社ぽんぽこコンサルタント　経理課御中」

のように書いても問題ありません。

相手がこちらの会社名を省略してきた場合は？

相手がこちらの名前を省略して、「○○様」のみで送ってきた場合はこちらも省略して送るべきなのか迷うこともあると思います。
相手は長ったらしい宛名に鬱陶しさを感じているかもしれない。

しかし、その場合でもこちらは丁寧に宛名を書くことを心掛けましょう。
たった一行か二行ですので、鬱陶しいといったこともないと思いますよ。

それよりも、相手の気分を害するリスクは排除しておきましょう。

メールの宛名に役職名+様は正しい？

あなたの周りを見ると、メールの宛先に

「株式会社ぽんぽこコンサルタント　吉田経理課長様」

のように、役職名の後に様をつけている人もいらっしゃること思います。

これは、二重敬称と言い日本語的には正しくない表現となってしまいます。

役職がすでに敬称であり、さらに「様」をつけてしまうというのは妙にへりくだりすぎている感じがしますよね。

しかし、これについても、社内のやり方や相手先によっても変わってくる場合があります。

• 「Ａ社は以前、役職名+様をつけないでメールを送ったら怒られてしまった。それ以来Ａ社にメールを送る際はみんな役職名＋様で送るようにしている。」
• 「自分の会社の社長が役職名+様をつけて社内メールを送っている。そのため、社内メールは役職名+様で送るようにしている」等

といった経緯がある場合も考えられます。

新入社員だと、その辺の慣習のようなものを知らないと思いますので、早めに先輩方に聞いた方がいいでしょう。

様と殿の使い方って違いがあるの？

ところで、様と殿の使い方の違いってご存知ですか？

といっても、ここ最近「○○殿」なんて敬称あまり聞きませんけどね。

「○○様」は一般的な敬称としてどんな場面でも使えます。

個人名+様、お客+様、等々

相手の立場に関わらず、どんな場面で使っても失礼になりません。

しかし、「殿」という敬称ですが、

少し前は、役所なんかが良く使っていた敬称ですね。

住民への告知などにはよく「殿」が使われていたように感じます。

また、団体から個人へ通知する場合、例えば給与明細などを見てみると、○○殿と使われていたりします。

あと、目上から目下の人に対してもたまに使われます。

が、ほとんどの場合「様」に置き換えられますので、様を使っておけば間違いないでしょう。

まとめ

ビジネスメールを送る上での注意すべきことというのは、

いかに敬語が使われているか、いかにこちらを気遣っているか、どの程度の親近感があるかなど、様々な尺度があります。

その中でも宛名というのは一番初めに目に入り、自らの名前が記載されている一文です。

いくら相手がマナーに無頓着な人でも、気になる部分です。

ただ、宛名に礼儀を欠く表現をしてしまったとしても、それ以降の取引がなくなってしまうなんてことはほぼありえません。

しかし、相手との信頼関係が最も大事となってくるビジネスの世界で、その名前の入った一文にミスがあれば少しばかり不信感を抱かれてしまうことでしょう。

相手からの信頼を得るためには、そうした細かい部分でもしっかりと注意を払うべきです。

たかが宛名、されど宛名。

これを機にビジネスメールの宛名について、少し注意して書いてみてくださいね。